COME ORGANIZZARE LE FATTURE DI CASA SU AIRTABLE

Perchè organizzare le fatture di casa su Airtable quando posso semplicemente stamparle e tenerle tutte insieme? Per 4 motivi:

  1. Non stampiamo nulla (sempre ammesso che non vi arrivino cartacee) e facciamo la nostra parte nel salvare gli alberi;
  2. Non rischiamo di perderci delle fatture e/o, ancora peggio, delle scadenze;
  3. Io lo faccio perchè sono, un po’ per professione, un po’ pere mentalità, una maniaca dell’organizzazione dei documenti. Devo sempre tenere sotto controllo e organizzare tutto. Anche e soprattutto fatture delle utenze domestiche;
  4. Ho trovato un metodo gratis e Cloud ho deciso di esporvelo, chissà magari vi risolve tanti problemi come lo è stato per me.

Partiamo dal principio.

Qualche mese fa ho avuto bisogno di un programma per organizzare fatture e altri documenti. Inizialmente pensavo a dei programmi di “contabilità per casa”. Ma ogni volta che scaricavo qualcosa, non faceva mai al caso mio, era sempre troppo limitante,ovviamente nella versione gratuita, per i miei bisogni (proprio come per l’organizzazione delle spese di cui vi ho parlato in questo articolo). Cosi navigando e cercando ho trovato AIRTABLE.

Cosa è Airtable

Airtable è un servizio cloud gratische permette di collaborare con altre persone su dei fogli che sembrano molto excel, ma diciamo con alcune funzionalità da programma.  Si ha la possibilità sia di accedervi tramite pc che app sul tablet o telefono in modo da avere tutto sempre sotto controllo anche fuori casa. Abbiamo la possibilità di creare tabelle partendo da una base vuota o facendoci aiutare da alcune preimpostate. Nell’account pro (che avrete la possibilità di provare gratuitamente per 7 giorni) ci sono altre funzionalità avanzate, ma che al momento non ho trovato necessarie per il mio scopo.

Creiamo la tabella

Ovviamente bisogna registrarsi, ma una volta fatto (non ci vuole molto soprattutto se usate direttamente Google) siamo subito operativi.

Sono partita da una tabella vuota per avere la massima libertà (ovviamente ne esistono alcune già preimpostate che magari possono fare al caso vostro anche per altro non solo per fatture di casa e documenti); Ho iniziato creando un elenco dei fornitori con i recapiti per eventuali problemi.

Esempio di tabella con dati dei fornitori

Nella seconda tabella ho creato invece la sezione vera e propria per le fatture. Dopo qualche smanettamento sono riuscita a collegare l’anagrafica dei fornitori che avevo creato nella prima tabella in modo che, se mi accorgo di qualche problema inserendo i dati di una fattura, con un semplice clic ho i recapiti di contatto.

I dati che ritengo importanti (grazie al mio lavoro sono molto fiscale anche a casa) ovviamente sono:

  • fornitore;
  • n. fatture e data;
  • data scadenza
  • importo;
  • consumo;
  • data pagamento;
  • copia della fattura;

La registrazione dei fornitori, viene fatta una sola volta, al momento della creazione della tabella o nel momento in cui avrete un nuovo fornitore.

La gestione delle fatture invece avrà due fasi. La registrazione delle fatture e l’inserimento dei pagamenti

La registrazione delle fatture

Appena arriva una nuova fattura, faccio in modo di ritagliarmi 5 minuti appena possibile per inserire i dati, per questo trovo utile il fatto che sia cloud, perchè cosi in qualsiasi momento posso aggiornare la tabella senza dimenticarmi fatture.

Semplicemente vado a riempire i campi che avevo stabilito al momento della creazione della tabella. Trovo inoltre che riportando i dati, ricordo più facilmente scadenze e/o noto eventuali errori.

Esempio di tabella compilate con le fatture

Se ricevete la fattura via mail, avendo la possibilità di inserire dei pdf nella tabella, possiamo facilmente allegare la copia in modo da creare un vero e proprio archivio.

Se invece la fattura è cartacea e non avete la possibilità di scansionare per allegare il pdf, potete fare una sorta di collegamento tra il cartaceo e l’informatica riportando sulla fattura il numero univoco di riga che si crea in automatico ogni volta che inseriamo un nuovo record.

Come sempre, l’informatica non basta, quindi mi segno comunque in agenda la scadenza delle varie fatture per non dimenticare nulla.

L’inserimento dei pagamenti

Già prima o poi arriva anche il momento del pagamento. Riapro quindi la tabella e posso finalmente completare la riga della fattura inserendo il dato nel campo “data pagamento”.

Anche qui, se avete la possibilità di creare il pdf del pagamento, potete aggiungerlo alla tabella (nei campi allegati abbiamo la possibilità di aggiungere più file pdf) e completare così un vero e proprio archivio digitale.

Al contrario se avete il pagamento cartaceo una volta inserita la data, non vi resta che allegare la copia del pagamento direttamente alla fattura.

Questo è un metodo base, ovviamente potete personalizzare i campi della tabella come più vi piace, infatti sto testando in questo giorni dei nuovi campi per un controllo globale dei costi divisi per tipo. Se sarà positivo ve ne parlerò in un prossimo articolo.

A presto, Miriam.